Esquema de Control de Gestión para un estado de resultados

En este post muestro un esquema de Control de Gestión Básico que puede ser usado como guía por nuevos profesionales que enfrentan el desafío de hacer un sistema de reportes para Control de Gestión Financiero.

Este en particular responde a las necesidades de una empresa aun cuando puede variar mucho en relación a las necesidades de otro tipo de organización, no obstante este tipo de reportes que se muestra aquí puede ser un buen punto de partida para quien que no ha desarrollado previamente el tema.

Normalmente los Reportes Financieros presentan antecedentes de las partidas que componen el Balance General, Estado de Resultados y Flujo de Caja. Además, eventualmente se pueden agregar indicadores que derivan de las contabilizaciones del sistema, este puede ser el caso de la antigüedad de las cuentas por cobrar o de las cuentas a proveedores y del movimiento de inventarios.

En un contexto general de BALANCED SCORECARD acotamos el alcance de esta presentación estrictamente a la perspectiva financiera dejando de lado las perspectivas de Aprendizaje y Desarrollo referidas mas bien a los RRHH involucrados o las de mercado referidas a los Clientes y también las referidas a Innovación requerida en procesos de producción y servicios.

Perspectiva Financiera

En la Perspectiva Financiera, este reporte en particular se focaliza en las partidas que conforman el Estado de Resultados las que también podrían ser desglosadas en cuentas adicionales para controles más específicos, sin embargo por motivos de SIMPLICIDAD en este post nos concentramos en las cuentas que nos permiten confeccionar el estado de resultados.

  • Ventas (Sales)
  • Costo de Ventas (Cost of Good Sold)
  • Gastos de Aministración y Ventas (Administrative & Sales Expenses)
  • Intereses (Interest)

Para facilidad de manejo de los datos y de los reportes se recomienda disponer las partidas a controlar en una BASE DE DATOS que considere un BLOQUE DE DATOS del año a controlar (en este caso REAL 2013), un BLOQUE DE DATOS del año anterior (REAL 2012) y un BLOQUE DE DATOS Presupuestado (PPTO 2013).

Bloques de bases

Nuestro objetivo es usar BASES DE DATOS para generar una TABLA DINAMICA que nos permita EXTRAER y eventualmente PROCESAR los datos para generar un REPORTE DE GESTION para las partidas que hemos definido que seran objeto de control, en este caso las del ESTADO DE RESULTADOS.

Sobre la BASE DE DATOS incorporada, construiremos nuestro reporte de CONTROL DE GESTION que se compone de :

  • Cuadros y Tablas
  • Graficos

Es probable que las TABLAS DINAMICAS sea un paso que se pueda obviar entre los datos y la producción de cuadros y graficos pero quizas es una manera razonable de tratar con Planes de Cuentas que consideran muchas partidas o items. Por ejemplo si uno supone que queremos hacer Controlling de 200 partidas despues de desglosar el Costo de Ventas o los Gastos de Administración y Ventas en subcuentas, entonces las Tablas Dinamicas son una herramienta util para ordenar rapidamente los datos e incluso introducir algunos ELEMENTOS CALCULADOS..

Ver Tips a final de pagina :

  1. Inicio – Reemplazar texto
  2. Tabla Dinamica -Opciones-Elemento Calculado
  3. Herramienta de selección de objetos

Hay que notar que los cuadros construidos responden básicamente a preguntas normalmente hechas por los gerentes de finanzas, Gerentes Generales y Directorios.

Así entonces, este reporte en particular da respuesta a los siguientes temas :

( 1 ) Variación REAL v/s PRESUPUESTADO ( % Cumplimiento)

( 2 ) Variación REAL del mes con respecto al mismo mes del año anterior ( Ej : REAL 2013 vs 2012)

( 3 ) Variación REAL del mes con respecto al es anterior (Ej : REAL MAY v/s APR 2013)

( 4 ) Evolución de KPI’s (Key performance Index) para los items PPTO-REAL 2013-REAL 2012

Lo anterior se aplica a los VALORES DEL MES  y también a los VALORES ACUMULADOS.

En este caso para los KPI’s he considerado sólo los porcentajes de las partidas a controlar con respecto a las ventas (“Sales”) , esto porque no he incorporado aun a la BASE DE DATOS el Balance General ni el Flujo de Caja que eventualmente permitirían indicadores financieros mas avanzados que requieren de partidas con saldos de cuentas. 

  • Indicadores de Liquidez Básicos
  • Indicadores de Endeudamiento
  • Indicadores de Rentabilidad

Para todos los efectos de PROYECCIONES he considerado la matriz de ESTADOS FINANCIEROS INTEGRADOS tema que he descrito ampliamente en post anterior que indico .

También hago disponible el archivo que contiene el ARCHIVO DE  CONTROL DE GESTION que está linkeado en su BASE DE DATOS a los ESTADOS FINANCIEROS INTEGRADOS. Este archivo está en Box.net y está en un espacio público. 

Integrated Financial Forecasts

Por ultimo dejo aquí LINK a VIDEOS : CONTROL DE GESTION PARTES  I, II y III (Tips) sobre el material que aquí muestro y que está en ScreenCast.com.

Vistas del Archivo de Control de Gestión :

( 1 ) Vista de la BASE DE DATOS

Vista de Base de Datos

( 2 ) Vista de la TABLA DINAMICA

Vista de Tabla Dinamica generada

( 3 ) Vista de los CUADROS  a Partir de la Tabla Dinamica

Vista de Cuadros Generados

( 4 ) Vista de los GRAFICOS generados a partir de los cuadros

Vista de los Graficos generados

( 5 ) Algunos TIPS usados durante el  post

( a )  BUSCAR Y REEMPLAZAR TEXTO

Sirve para reemplazar Texto para EDITAR en batch los argumentos de Formulas como la de =IMPORTARDATOSDINAMICOS (  .. )

Resulta comoda porque no he encontrado forma de referenciar estas formulas a celdas externas para facilitar su tratamiento. En la practica hay que escribir los textos una por una.

La función BUSCAR y REEMPLAZAR soluciona este problema y permite editar sus argumentos.

Reemplazar

( b ) ELEMENTOS Y CAMPOS CALCULADOS

Herramienta para insertar ELEMENTOS CALCULADOS (Formulas y calculos, por ejemplo porcentajes ) en la TABLA DINAMICA.

Siempre es mas comodo hacer todo en cuadros fuera de la TABLA pero eventualmente puede resultar util incorporar formulas (Elementos Calculados)  o CAMPOS CALCULADOS.

Elemento Calculado

( c ) SELECCIONAR OBJETOS

Cuando uno tiene muchos objetos en una planilla EXCEL especialmente cuando se hacen Diagramas de Flujos o Procedimientos, puede resultar util la herramienta SELECCIONAR OBJETOS que es la que permite hacer esto en EXCEL.

Herramientas de seleccion

2 responses to “Esquema de Control de Gestión para un estado de resultados

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